سیستمهای مدیریت فرایند کسب و کار یا همان Business Process Management System نقش مهمی در توسعه شرکتها دارند. زمانی که دربارۀ BPMS جستجو میکنیم با گزینههای متنوعی روبهرو میشویم. بسیاری از این سیستمها مبتنی بر فضای ابری هستند (Cloud-Based) هستند و برخی از نرمافزارها نیز بر روی شبکههای داخلی قابل استفاده هستند.
برخی از BPMSها بهازای هر کاربر مبلغی را دریافت میکنند و نمونههایی نیز وجود دارند که هزینه اولیهای دریافت میکنند و خدمات بعدی رایگان خواهد بود. تنوع گزینههای پیشروی مشتریان موجب میشود که انتخاب نرمافزارهای مدیریت کسب و کار خیلی ساده نباشد. در این مقاله به ویژگیهایی میپردازیم که در انتخاب سیستمهای مدیریت فرایند کسب و کار باید مورد توجه قرار گیرند.
منظور از مدیریت فرایند کسب و کار چیست؟
اجازه دهید تا قبل از اینکه به ویژگیهایی بپردازیم که در سیستمهای مدیریت فرایند کسب و کار (BPMS) باید مدنظر قرار گیرند به ارائه تعریفی جامع درباره BPM یا مدیریت فرایند کسب و کار بپردازیم:
مدیریت فرایند کسب و کار (Business Process Management) یا همان BPM به مجموعهای از ابزارها و راهحلهایی گفته میشود که با ترکیب شدن با یکدیگر به سازمانها کمک میکنند تا از طریق اتوماسیون به مدیریت و بهینهسازی چابک فرایندها دست یابند. هدف فناوری BPM بهبود مستمر، مقیاسپذیری و کارایی عملیاتی با استفاده از رویکردهای جامع، تجزیه و تحلیل، بهینهسازی و بهبود فرایندهای کسب و کاری در یک سازمان است.
مدیریت فرایند کسب و کار بخشی مهم از سازماندهی محسوب میشود که در آن شرکتها یک گام به عقب بر میدارند و به همۀ فرایندها بهصورت جداگانه نگاه میکنند. سازمان با آنالیز وضعیت فعلی، زمینههایی را برای بهبود و ایجاد کارآمدی بیشتر شناسای میکند. با وارد شدن BPMS روند جمعآوری دادههای حیاتی و مدیریت فرایندهای کسب و کاری سادهتر میشود.
BPMS چیست؟
یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار است که با مدلسازی، طراحی، اجرا و نگهداری فعالیتهای تجاری و اطلاعات کارکنان موجب تسهیل مدیریت بخشهای مختلف کسب و کار میشود. راهحلهای نرمافزاری که در این سیستم طراحی شدهاند به کسب و کار کمک خواهد کرد تا با بهینهسازی فرایندهای تجاری روزمره خود به حداکثر کارایی و بهرهوری دست یابد. برای بدست آوردن اطلاعات کامل تر درباره این موضوع، شما می توانید به مقاله بی پی ام اس چیست یک پورتال سری بزنید.
نرمافزارهای BPMS چه کاری انجام میدهند؟
یک سیستم مدیریت فرایند کسب و کار وظایف زیر را انجام میدهد:
- امکان مدیریت فرایندهای پیچیده کسب و کاری در بخشها و مکانهای مختلف را فراهم میآورد؛
- با نظارت و نگهداری فرایندها اطمینانخاطر لازم برای دستیابی به بهترین بهرهوری را ایجاد میکند؛
- با اصلاح فرایندهای موجود و ایجاد تغییرات ساختاری در فرایندها، زمینه را برای رشد سازمان فراهم میآورد.
12 ویژگی سیستم مدیریت فرایند کسب و کار یا BPMS:
همانطور که گفتیم BPMSها دارای تنوع زیادی هستند. برای انتخاب بهترین سیستم مدیریت فرایند کسب و کار باید به ویژگیهای کلیدی زیر توجه کنیم:
1- استفاده از دیاگرامهای بصری فرآیند :
مهمترین چیزی که باید در نرمافزارهای مدیریت فرایند کسب و کار در نظر بگیرید، نمودار جریان فرایند است. چهار دستهبندی در مدلسازی فرایند در میان ابزارهای BPMS وجود دارد:
- بدون ابزار مدلسازی: این ابزارها از کدگذاری بهعنوان راهی برای پیادهسازی فرایند استفاده میکنند؛
- دادههای جمعآوری شده از طریق فرمهای رابط کاربری: اطلاعات مربوط به فرایند کسب و کار از طریق فرمها جمعآوری میشود؛
- رابط بصری براساس فعالیت: این گزینه کل فرایند از جمله رسیدگی به موارد رد و استثناها را در هر مرحله ترسیم میکند؛
- رابط بصری براساس مراحل کسب و کار: این گزینه مانند دسته سوم است، اما با نمایشهای جزیی کاربر را آزار نمیدهد. بلکه اجازه میدهد تا کاربران بر روی مسیر اصلی فرایند کسب و کار تمرکز کند و نرمافزار بهطور خودکار مسیرهای استثنا را در هنگام کار کنترل میکند.
اگر شما یک برنامهریز حرفهای باشید و به کنترل نامحدود تمایل دارید، گزینۀ چهارم بهترین انتخاب است. زیرا با نقاط قوت کاربر و سیستم سازگارتر است. کاربر اجرا فرایند در هر دفعه را با توجه به شرایط برنامهریزی کرده و سیستم BPMS بهترین راه را براساس ساختار مسیر ارائه میدهد.
2- قابلیت Drag&Drop در فرمهای BPMS:
فرایندهای بدون داده مانند قطاری بدون مسافر هستند. هر فرایند تجاری برای عملیاتی شدن نیاز به دادههای واقعی دارد. اکثر نرمافزارهای BPMS از یک فرم بهعنوان راهکاری برای جمعآوری و ویرایش دادهها در طول فرآیند استفاده میکنند. ابزارهای مدیریت فرایند کسب و کار، فرمهایی را براساس کاربران مبتدی یا حرفهای ارائه میدهند.
در کاربران تازهکار باید همه چیز بسیار ساده و واضح باشد. اما کاربران حرفهای باید امکان سفارشیسازی فرم را داشته باشند تا آنها را به هدفشان برساند. اگر BPMSهایی که انتخاب میکنید قابلیت طراحی فرمهای ساده را داشته باشند، برای رشد کسب و کاری مناسباند، اما تغییر در فرمها بهسادگی امکانپذیر نیست. اما اگر سیستمی را انتخاب کنید که فرمهای پیچیده را طراحی میکنند، ممکن است کاربران هرگز با آن تعامل برقرار نکرده و هدف شما از طراحی فرم برآورده نشود.
3- کنترل دسترسی مبتنی بر نقش:
اگر دادههای موجود در فرمها و فیلدهای شما حساس هستند باید از یک BPMS خاص استفاده کنید که توانایی حفاظت از دادهها را داشته باشد. تعیین سطح دسترسی یک راه حفاظت از دادههای حساس است که ممن است با ایجاد یک فیلد قابل ویرایش، فقط خوااندنی یا کاملا پنهان ایجاد شود. اکثر ابزارهای BPMS نوعی کنترل دسترسی را در فرم ارائه میدهند. اما توجه به نکات زیر ضروری است:
- شما میخواهید دسترسی به بخش خاصی از فرم را محدود به افراد مشخصی کنید؛
- شما میخواهید دسترسی به یک بخش خاص را به کل گروه بدون وارد کردن نام آنها بدهید؛
- شما میخواهید فیلدهای خاصی را فقط براساس دادهها نشان داده شده در فیلدهای دیگر نمایش دهید؛
- شما میخواهید به تمامی موارد فوق در مراحل مختلف فرایند کسب و کار دست یابید.
نرمافزار BPMS که انتخاب میکنید باید امکان مدیریت تمامی این موقعیتها را فراهم نماید.
4- پشتیبانی نرمافزارهای BPMS از موبایل :
اگر سیستم BPM امکان استفاده بر روی موبایل و سیستمهای اندروید و ios را ندارد از انتخابش اجتناب کنید. بهطور فزایندهای فرایندهای کسب و کار از تلفن همراه استفاده خواهند کرد و کاربران تمایل چندانی ندارند تا برای دسترسی به برنامهها نیاز به نشستن پشت میز و استفاده از لپتاپ داشته باشند. انتخاب نرمافزارهای BPMS مبتنی بر ابر عملکردهای کاملی را برای کاربران تلفن همراه ارائه خواهند داد.
5- قابلیتهای قدرتمند مدیریتی :
در برخی از مواقع حتی بهترین سیستم مدیریت فرایند کسب و کار به علت اقدامات عجیب و غریب کاربران، مستعد بروز مشکلات اساسی هستند. به همین دلیل امکان مدیریت و ویرایش فرایندها نیاز به دریافت پشتیبانی از سازنده نرمافزار را به حداقل خواهد رساند.
سرپرست داخلی سازمان باید با استفاده از پنل مدیریتی BPMS بتواند وظایف افراد را مجدد تعریف کرده، موارد نادرست را حذف نماید یا وظیفهای را به فرد دیگری منتقل کند. همچنین امکان ویرایش فرمها نیز باید در سیستم مدیریت فرایند کسب و کار وجود داشته باشد.
6- ورود یکپارچه به سیستم یا Single Sign-On :
در بسیاری از سازمانها استفاده از ویژگیهای گوناگون موجب میشود تا نرمافزارها یا پلتفرمهای متنوعی براساس خطمشی فناوری اطلاعات طراحی شوند. SSO به کاربران اجازه میدهد تا با مجموعهای از اعتبارنامهها در چندین پلتفرم نرمافزاری مستقل وارد شوند. این خصوصیت در نرمافزارهای BPMS به تیمهای فناوری اطلاعات کمک میکند تا کنترل کاملی بر لاگین کاربران به سیستم داشته باشند و اجازه دسترسی و پیگیری فعالیتها را بدهند.
برخی از سیستمهای BPM امکان ورود یکپارچه را فراهم میکنند، اما در گزینههایی که ارائه میدهند دارای محدودیتهایی هستند. اطمینان حاصل کنید که سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، نیاز مورد نظرتان را ارائه دهد.
7- قابلیت ادغام با سیستمهای نرمافزاری موجود :
برای اکثر شرکتها اهمیت دارد که نرمافزار BPMS که آن را تهیه میکنند با سایر سیستمهای نرمافزاری اصلی آنان ارتباط برقرار کند. بدون توانایی ادغام، انتقال دستی دادههایی با حجم زیاد کار مشکلی خواهد بود. به همین دلیل واحد فناوری اطلاعات، انتقال دادهها را با تاخیر انداخته و کسب و کار از مزیت استفاده از اتوماسیون برخوردار نمیشود.
بدون ادغام، ابزارهای مدیریت فرایند کسب و کار با شکست مواجه خواهند شد. برای ادغام باید پشتیبانی کاملی از REST API، webhooks، API و… صورت پذیرد.
8- گزارش و تحلیلها در BPMS :
بدون دریافت گزارشهای عالی و با کیفیت، یک سیستم BPM فقط ابزاری برای گردش کار است. با این حال، بسیاری از ابزارهای BPMS آمار فرایندها یا معیارهای پردازشهای تکممیل شده را ارائه نمیدهند. همچنین گزارشهایی که از دادههای فرمها بهدست آمده است باید قدرتمند و قابل استفاده باشند. شما باید در هر BPMS گزارشهایی را تولید کنید که:
- میانگین زمانی اعلام شود که برای تکمیل هر فرایند و مجموعهای از فرایندها طول میکشد؛
- یک تصویر سریع از همه فرایندهای باز و ناتمام ارائه شود؛
- گزارشات باید بهطور دقیق مشخص کنند که هر چند وقت یکبار فرایندی رد یا دچار تغییر مسیر میشود.
گزارشها باید خروجی بیشتر از فایلهای CSV را ایجاد کنند. بهترین ابزارهای BPM نمودارهای سفارشی ارائه میدهند که برای کسب و کارها این امکان را فراهم میکنند تا از طیف گستردهای از نمودارها و هیتمپها استفاده کنند.
9- عملکرد درست نرمافزارهای BPMS برای پایگاهدادههایی با تعداد زیادی از کاربران :
در حال حاضر تیمهای کوچکی که از 3 یا 4 مهندس تشکیل میشوند، امکان آمادهسازی یک محصول و معرفی آن بهعنوان بهترین BPMS را در وبسایتشان دارند. حتی اگر همه ویژگیهایی که تاکنون دربارۀ آن صحبت کردیم در یک سیستم BPM وجود داشته باشد، اما باید توجه داشت که نرمافزاری با 100 کاربر تفاوتهای اساسی با نرمافزاری دارد که به بیش از یک میلیون کاربر سرویس میدهد. نرمافزاری باید استفاده شود که عملکرد آن همخوانی کاملی با تعداد کاربران داشته باشد.
قبل از تهیه سیستم مدیریت فرایند کسب و کار، تحقیقات کاملی را انجام دهید تا به اطلاعات کاملی دربارۀ ظرفیت BPM و توان ارائه خدمات آن به مشتریان برسید. آشنایی با اینکه سیستم BPM براساس چه سیستمی ساخته شده است و آیا ظرفیت افزایش پایگاه داده کاربران و مقیاسپذیری را دارد، در انتخاب بهترین BPMS به شما کمک خواهد کرد.
10- تعیین معیارهای عملکرد فرآیند :
همۀ فرایندهای کسب و کاری دارای ضربالاجل برای انجام و محدودیت زمانی هستند. اما همه آنها معیاری درست برای انجام بهموقع فرایندها نیستند. در چنین موقعیتهایی از رهبران کسب و کار خواسته میشود تا به شناسایی عوامل ایجاد کننده تاخیر پرداخته و راهکارهایی را برای بهبود آن ارائه دهند.
معیارهای عملکرد فرایند (Process Performance Metrics) ابزاری هستند که به شرکتها برای شناسایی مسائل مرتبط با یک فرایند کمک میکنند. مدیران با کمک این معیارها امکان تصمیمگیریهای معنادار را برای بهبود فرایندهای ناکارآمد دارند.
در BPMS معیارهای عملکرد فرایند بهطور خودکار دادههای سیستم را جمعآوری میکنند تا توسط مدیر فرآیند ارزیابی شوند. این دادهها به خوبی منشا مشکل را شناسایی میکنند که در اکثر موارد از دو عامل زیر ایجاد میشوند:
- مدلسازی ضعیف فرایند؛
- اجرای ضعیف فرایند
فرایندها اغلب برای عملکرد درست به مباحث زمینهای، به اشتراکگذاری یادداشتهای جلسات و سایر ارتباطات نیاز دارند. مشارکت در انتقال مکالمات، متون و اطلاعات امکان تمرکز بیشتر را فراهم آورده و به کل تیم اجازه میدهد تا در مورد بهبود فرایندها و بهینهسازی، اطلاعات ارزشمندی را به اشتراک بگذارند.
12- ایجاد توانمندسازی محاسباتی در کاربر نهایی :
سیستم مدیریت فرایند کسب و کار بیشتر مربوط به امور تجاری است و ارتباط چندانی با فناوری ندارد. با این حال، حتی اگر کسب و کارها نیازهای خود را درک کنند معمولا توانایی کافی برای برآورده کردن زیرساختهای فناوری آن را ندارند. کاربران نهایی با توجه به شرایط کسب و کار از پروژههای فناوری اطلاعات برای دستیابی به اهداف استفاده میکنند.
هر چند که این موضوع در کوتاهمدت مناسب بهنظر میرسد، اما در نهایت به تیمهای کسب و کاری و فناوری اطلاعات آسیبهای جدی وارد میکند. بنابراین هنگام انتخاب یک پلتفرم BPMS به سراغ گزینههایی بروید که برای کسب و کارتان مناسب باشند، نیازی به کدنویسی یا ایجاد تغییراتی با برنامهنویسی نداشته باشند و به کاربران اجازه میدهند تا فرایندهایی را با استفاده از فناوری اطلاعات بسازند و آن را مدیریت کنند.
واحد فناوری اطلاعات باید مالک پلتفرم باشد و مدیریت و کنترل دسترسی به آن را حفظ کند. انتخاب این گزینه هم برای فناوری اطلاعات و هم برای کسب و کار یک انتخاب برد-برد است. ابزارهای BPMS انسان محور عقبماندگی فناوری اطلاعات را ایجاد نکرده و موجب رشد فرایندهای کسب و کاری میشوند.
سخن پایانی
مدیریت فرایند کسب و کار (BPM) با سرعت بالایی در حال رشد است و راهحلهای نرمافزاری جدیدی همیشه در حال ظهور و معرفی هستند. قبل از اینکه به سراغ راهحلهای جدید در BPMS بروید، بررسی کنید تا تمام ویژگیهای مورد نیازتان را داشته باشند.
همچنین در برخی از شرایط دوری از فناوری دیجیتالی که نیاز به فراینیدهای ساختارمند زیادی دارند موجب میشوند تا کسب و کار نتایج بهتری را بهدست آورد. البته در کسب و کارهای پیشرو، که قصد رشد سریعی دارند، استفاده از سیستمهای BPM یکپارچه امکان مدیریت پروژه و اطلاعات را بهسادگی فراهم میآورد.
منبع : ویژگی های نرم افزار های آنلاین مدیریت کسب و کار
