BPMS بی پی ام اس چیست؟ راهنمای سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار

یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند به طور قابل توجهی کارایی کسب و کار شما را بهبود بخشد.  و به شما این امکان را می‌دهد که فرآیندهایی را برای کمک به کارهایی مانند بهبود دقت، کاهش هزینه‌ها، افزایش خدمات مشتری و ایجاد ارتباط بهتر بین کارمندان قرار دهید.

همچنین به کاهش خطاها و افزایش همکاری بین بخش های مختلف در شرکت شما کمک می کند.  سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار باید ماژولار و انعطاف پذیر می باشند.

به طور خلاصه ویژگی های اصلی BPMS شامل توانایی طراحی، اجرا، نظارت و بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار است.

قبل از ورود به تعریفBPMS،  سعی داریم با ارائه یک مثال ساده مفهوم بی پی ام اس (bpms) را بهتر متوجه شویم.

 

وقتی برای گرفتن مدرک دانشگاهی خود به دانشگاه می رویم، وارد یک هزارتوی بی پایان می‌ شویم، چرا که در واقع وارد یک فرآیند اداری طولانی و پیچیده برای رسیدن به مدرک تحصیلی می شویم، که به طور مثال شامل گرفتن امضا، پرداخت هزینه و پر کردن فرم های مختلف برای بخش ها مختلف دانشگاه است.

فکر کنم اکثر ما با سختی های این مسیر آشنا هستیم…

 

تفاوت بی پی ام اس و بی پی ام :

 

BPMبه طور کلی به عنوان یک تکنیک، یک متد با چارچوب‌های مشخص و یک روش نظم‌دهنده برای ساده‌سازی عملیات و افزایش بهره‌وری شناخته می‌شود. در واقع، BPM به عنوان یک رویکرد کلی مورد تشخیص قرار می‌گیرد، در حالی که BPMS یک نرم‌افزار و سیستم برای پیاده‌سازی این تکنیک و رویکرد کلی است. نهایتاً، از طریق اتوماسیون، شناسایی، مدل‌سازی، و بهبود فرآیندها، پروسه‌ها و روندهای کاری، کسب و کار را بهینه می‌کند.

 

مجموعه BPM طیف وسیعی از قابلیت‌ها را ارائه می‌دهد که می‌تواند به شما در مدیریت کل چرخه حیات فرآیند کسب‌وکارتان کمک کند – از برنامه‌ریزی تا اجرا و نظارت، بهبود و بهینه‌سازی.  مهمتر از همه، آنها ویژگی هایی مانند اتوماسیون و تجزیه و تحلیل را ارائه می دهند که می تواند به شما در شخصی سازی تجربیات مشتری در سراسر کانال ها کمک کند.

 

هر ابزار  در بی پی ام به یک عملکرد خاص در کسب و کار می‌پردازد، مانند مدیریت گردش کار یا (workflow)، مدیریت اسناد یا تجزیه و تحلیل و … این مجموعه ابزار می‌تواند برای اهداف مختلفی مورد استفاده قرار گیرد، از جمله:

 

• پیاده‌سازی فرآیندهای کسب و کار
• بهبود فرآیندها
•  اتوماسیون فرآیندها

 

سیستم های مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) پلتفرم هایی هستند که فرآیندها را اجرا می کنند.  آنها ابزارهایی را برای مدیریت و خودکارسازی فرآیندها در کسب و کار ارائه می دهند و به شما امکان می دهند از مزایای BPM استفاده کنید.

 

 

یک BPMS قوی از موارد زیر پشتیبانی می کند:

 

• مدل‌سازی فرآیند : توانایی ایجاد و اصلاح فرآیندها در نرم‌افزار، که شامل وظایفی مانند شناسایی عناصر گردش کار  یا ورک فلو و تخصیص ویژگی‌ها به آن‌ها است.

 

• اتوماسیون : توانایی اجرای خودکار وظایف در یک فرآیند بر اساس قوانین یا محرک های خاص

 

• پردازش رویداد پیچیده (CEP): توانایی نظارت بر رویدادها و انجام اقدامات بر اساس معیارهای خاصی که مد نظر قرار گرفته شده است .

 

اصلی‌ترین تفاوت بین یک سامانه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPMS) و مجموعه مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) در نحوه عملکرد آنها است:

 

یک BPMS ابزارهایی برای مدیریت توسعه و نگهداری مدل‌های فرآیند کسب و کار ارائه می‌دهد. این به شما اجازه می‌دهد تا فرآیندهای جدید طراحی و پیاده‌سازی کنید و فرآیندهای موجود را از طریق پروژه‌های بهبود مداوم حفظ کنید.

یک BPM هر دو سیستم را ترکیب می‌کند تا یک راه‌حل از ابتدا تا انتها ایجاد کند که جریان کار کل سازمان شما را به صورت خودکار اداره می‌کند.راه حل BPMS به سازمان ها کمک می کند تا کارایی و بهره وری را بهبود بخشند

بی پی ام اس یک ابزار ضروری برای شرکت هایی است که به دنبال بهبود فرآیندهای تجاری خود هستند.  آنها به شرکت ها کمک می کنند تا کارایی، بهره وری، کیفیت، خدمات مشتری و کاهش هزینه را بهتر مدیریت کنند.

این راه حل می تواند به افزایش درآمد کسب و کار نیز کمک کند.  با خودکارسازی وظایف و فرآیندهای دستی در گردش کار سازمان، تیم های فروش  راحت تر و دقیق تر به سرنخ های کلیدی فروش می رسند که سبب افزایش فروش می‌شود که منجر به درآمدهای بالاتر برای کسب‌وکار شما می‌شود.

 

چه نرم افزار مدیریت کسب و کاری (بی پی ام اس) مناسب من است ؟

 

هنگام انتخاب بی پی ام اس مناسب برای سازمان خود، به تفاوت های این دو مورد توجه داشته باشید.

 

انواع: BPMS

 

تفاوت بین BPMS های متن باز (Open Source) و محدود شده (Licensed) به شرح زیر است:

راهکار BPM متن باز یا Open Source به این معناست که طراح، کدهای آن را برای استفاده عمومی در دسترس قرار داده است. در واقع، هر سازمانی می تواند این کدهای منبع را دانلود کرده و تغییرات مورد نیاز خود را روی آنها اعمال کند تا برای استفاده شخصی و تطبیق با نیازهای سازمانی خود، آنها را شخصی‌سازی کند. در مقابل،  BPM های لایسنس دار یا Closed-Source به معنای دسترسی محدود به کدهای منبع خود هستند و تنها افرادی که مجوز استفاده از آنها را دارند، به کدها دسترسی دارند. بنابراین، امکان اعمال تغییرات و شخصی‌سازی برای عموم محدود است.

 

 

 

مزایای اصلی نرم افزار های مدیریت کسب و کار :

 

 مزایای BPMS عبارتند از:

 

•  افزایش بهره وری:  می تواند به شما کمک کند فرآیندهای خود را به طور موثرتری مدیریت کنید و درک و پیاده سازی آنها را آسان تر کند.

 

•  کاهش هزینه ها.: با پیاده سازی  BPMS، می توانید مدت زمانی را که کارکنان خود برای مدیریت فرآیند کسب و کار صرف می کنند، کاهش دهید که منجر به صرفه جویی کلی در هزینه های سازمان می شود.  این به این دلیل است که اجرای یک فرآیند خودکار بسیار کمتر از فرآیند دستی است

 

•  افزایش سودآوری: اگر شرکت شما در حال حاضر به دلیل روابط ضعیف با مشتری یا عملیات ناکارآمد حاشیه سود کمی دارد، پیاده‌سازی BPMS می‌تواند دقیقاً همان چیزی باشد که برای دستیابی به سود بالاتر از طریق بهبود کارایی و هزینه‌های عملیاتی کمتر – بدون قربانی کردن کیفیت، به آن نیاز دارد.

 

 ویژگی های ضروری که BPMS ارائه می دهند :

 

• اتوماسیون گردش کار : این توانایی BPMS برای خودکارسازی گردش کار و فرآیندها است که می‌تواند شامل وظایفی مانند تأیید گزارش ها یا زمان‌بندی جلسات  و یا ده ها فاکتور مهم دیگر باشد.

 

•  مدیریت فرآیند :  پلتفرم BPMS باید به شما در مدیریت فرآیندهای کسب و کارتان از جمله تعریف آنها و پیگیری پیشرفت آنها کمک کند.

 

•  داشبوردها  : داشبوردها نمایش‌های بصری داده‌ها هستند که به کاربران امکان می‌دهند در یک نگاه به اطلاعات مهم در مورد نحوه عملکرد کسب‌وکارشان دسترسی داشته باشند.

 

•  ابزار تجزیه و تحلیل  : شما باید ابزارهای تحلیلی را در BPMS خود تعبیه کنید تا داده‌ها را از سراسر سازمانتان در یک فضای مرکزی ردیابی کنید،  و از این اطلاعات برای تصمیم‌گیری درباره استراتژی‌های حیاتی برای حرکت رو به جلو و بهبود کلی کسب و کارتان استفاده کنید

 

• ایجاد یکپارچگی در فضای کسب وکار :بی پی ام اس با استفاده از امکان ای پی آی(API). این امکان را به کاربران می دهد که دیگر پلتفرم های مورد استفاده کسب وکار را به یک پورتال متصل کند و از این طریق از پراکندگی اطلاعات جلوگیری کرد.

 

 

اهمیت رابط کاربری:

یکی از مهم ترین عوامل در انتخاب BPMS مناسب، رابط کاربری است. چرا که   شما می خواهید مطمئن شوید که کارمندان شما بتوانند به راحتی و به سرعت خود را با محیط آن تطبیق دهند

رابط کاربری نحوه تعامل کاربران با سیستم است.  سیستم‌ها معمولاً دارای یک رابط کاربری مبتنی بر وب هستند هر چه فضای رابط کاربری، کاربرپسند تر و ساده تر باشد مخاطب با آن بهتر ارتباط میگیرد.

 

مدیریت داده:

این مؤلفه به کاربران اجازه می دهد تا عناصر داده ای را که در طول عمر سیستم استفاده می شوند، تعریف و نگهداری کنند.  همچنین روابط بین موجودیت های داده را مدیریت می کند که می تواند در سیستم های خاص پیچیده باشد.  نمونه ای از این پایگاه داده ها CRM است.  هر مشتری حساب‌ها، مخاطبین و غیره مرتبط زیادی دارد. همه آنها به‌عنوان بخشی از رکورد اصلی آنها در خود سیستم CRM تعریف می‌شوند، به‌جای اینکه نهادهای جداگانه‌ای در جای دیگری مدیریت شوند.

 

 

مرور چند ویژگی دیگر برای ارزیابی عملکرد بی پی ام اس :

 

•  مدل سازی: می توانید مدلی برای تعریف اهداف و فرآیندهای کسب و کار خود ایجاد کنید.
•  ارزیابی: شما می توانید فرآیندهای خود را ارزیابی، اندازه گیری و بهینه کنید.
•  مانیتورینگ: می‌توانید فرآیندهای خود را در زمان واقعی نظارت کنید و عملکرد را پیگیری کنید.
• ردیابی و اندازه‌گیری: می‌توانید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند زمان پروژه، زمان هدایت و هزینه هر واحد را ردیابی و اندازه‌گیری کنید و در عین حال کیفیت ارائه خدمات به مشتریان را بهبود بخشید.
• مدیریت گردش کار داخلی (workflow): از BPMS برای مدیریت گردش کار داخلی نیز استفاده می شود. گردش کار به افراد در مستندسازی و مدیریت وظایف در پروژه‌ها کمک می‌کند

 

 

ایجاد ارتباطی پایدار در بین واحد ها :

 

بی پی ام اس به شما امکان می دهد داده ها را در بخش های مختلف به اشتراک بگذارید تا همه به تمام اطلاعات لازم برای انجام وظایف کاری خود دسترسی داشته باشند.  همچنین این کار را برای کارمندانی که مستقیماً با هم کار نمی‌کنند، اما نیاز به دسترسی به داده‌ها و فایل‌های یکدیگر دارند، آسان می‌کند، زیرا هر دو روی پروژه‌ها ی مرتبط کار می‌کنند و از این طریق هر دو طرف به اطلاعات مربوطه دسترسی دارند.  این به معنای سردرگمی کمتر و اشتباهات کمتر زمانی است و باعث ایجاد یک فضای یک پارچه در تمام بخش های سازمان می شود.

 

شبکه اجتماعی داخلی :

از طریق نرم افزار مدیریت کسب و کار یا بی پی ام اس این امکان وجود دارد که در آن کارمندان بتوانند با یک دیگر در ارتباط باشند به طور مثال با هم ایده های مرتبط به یک محصول را به اشتراک بگذارند یا با هم دیگر به یک گفت وگو بپردازند و این یک پیشرفت قابل توجه نسبت به روش های سنتی مانند ارسال ایمیل پشت سر هم در تمام طول روز است .

 

فزاهم کردن ارتباطی پایدار در داخل با همکاران و در خارج از سازمان با مشتریان یا شرکا از مزیت های یک بی پی ام اس خوب است برای اینکه درک بهتری از این موضوع داشته باشیم سه نو از ارتباطات که در داخل و خارج از سازمان شکل می گیرد به شرح زیز است :

 

1. کارمندان داخلی که روی پروژه های مشترک با هم کار می کنند (به عنوان مثال، توسعه محصول)
2. تامین کنندگان خارجی که بر اساس شرایط توافق شده باید محصولات را به سازمان تحویل دهدند  (به عنوان مثال، کارخانه تولیدی که محموله ها را از ارائه دهنده لجستیک دریافت می کند)
3. مشتریان ما که می خواهند از روند پیشرفت پروژه های مربوطه با خبر باشند یا می خواهند با کسب وکار ما در ارتباز باشند .

 

یکی از مهمترین ویژگی های  نر م افزار مدیریت فرآیند کسب و کار  این است که باید به سرعت با نیازهای در حال تغییر شرکت سازگار  شود و همیشه  انعطاف پذیر و مقیاس پذیر باشد.  یعنی  چارچوبی را ارائه دهد که به شما امکان  دهد در صورت نیاز، گردش کار را تغییر دهید، چه اضافه کردن برنامه های بیشتر یا حذف برنامه های دیگر.  گاهی اوقات، تصمیم درست اتخاذ یک سیستم کاملاً جدید است.

بی پی ام اس  باید به شما کمک کند تشخیص دهید کدام مراحل از فرآیندهای تجاری شما بیش از حد طولانی است تا بتوانید تنگناها را راحت تر شناسایی کرده و بهترین تصمیم رو بگیرید.قبل از شروع راه حل، مشکل را تعریف کنید.  با شناسایی نواحی مشکل در فرآیندهای خود، می توانید بر حل آنها با ابزارهای نرم افزاری مناسب تمرکز کنید و تغییراتی را اعمال کنید که آنها را کارآمدتر کند.

.

 

امکان پشتیبانی از نسخه موبایل :

 

یکی از مهمترین ویژگی های یک بی پی ام اس قدرتمند، امکان دستری به آن از طریق نسخه موبایل است.

چرا که امکان دسترسی به فضای یک پورتال مبتنی بر بی پی ام در هر زمان و مکان برای مدیریت بهتر کسب وکار حیاتی می باشد. به همین علت نرم افزاری  باید انتخاب شود که قدرت پشتیبانی از حداقل یکی از سیستم عامل های Android یا IOS را داشته باشد.

 

 

یک نرم افزار مدیریت کسب وکار خوب باید چگونه باشد :

 

• یک BPMS خوب به شرکت‌ها کمک می‌کند کارایی را افزایش دهند، هزینه‌ها را کاهش دهند، دید را بهبود بخشند و انتظارات بالاتر مصرف‌کنندگان از خدمات را برآورده کنند.
• یک BPMS خوب می تواند زمان و هزینه های مربوط به مدیریت فرآیندهای تجاری را کاهش دهد.
• یک BPMS خوب، اتوماسیون کارهای دستی تکراری را حذف می کند و امکان حل سریعتر مشکلات را فراهم می کند.
• یک BPMS خوب به شرکت‌ها کمک می‌کند تا دید عملکرد خود را بهبود بخشند تا انتظارات مشتریان برای ارائه خدمات بهتر، برآورده کند و  افزایش بهره‌وری و رضایت کارکنان را بدست آورد
• با این حال، درک این نکته مهم است که یک راه حل درست یا بهترین BPMS برای شرکت یا کسب و کار ،مختص به شرایط همان کسب وکار است  چرا که متغیر های بسیاری در هر صنعت و شرکتی وجود دارد که بر روی انتخاب تاثیر می گذارد.