در این سری از مقالات آموزشی آکادمی یک پورتال به آشنایی بخش تنظیمات پشتیبانی میپردازیم. در این قسمت با بخش هایی نظیر: دپارتمان ها، تیکت ها، و ایجاد سرویس جدید پرداخته می شود. برای رفتن به این قسمت از یک پورتال به بخش تنظیمات رفته و وارد قسمت پشتیبانی شده و از این طریق لیست بخش های تنظیمات پشتیبانی قابل مشاهده خواهد بود.
بخش های پشتیبانی :
بخش های تنظیمات پشتیبانی شامل موارد زیر است:
دپارتمان ها :
در این بخش شما به تعریف هر یک از دپارتمان های موجود در کسب وکار خود می پردازید برای مثال : دپارتمان اداری، مالی،آموزش،فروش و کیفیت
زمانی که وارد این بخش شوید ابتدا لیستی از تمامی دپارتمان های تعریف شده از قبل برای کاربران قابل مشاهده است که مطابق تمامی جداول در یک پورتال قابل جستجو و برون بری است. برای ایجاد یک دپارتمان جدید بر روی گزینه دپارتمان جدید کلیک کنید
شاید با وارد شدن به صفحه تعریف دپارتمان در ابتدا کمی گیج شوید اما اصلا نگران نباشید. کافی است با موارد هر بخش مطابق متن زیر کمی آشنا شوید.
آنچه بهتر است بدانیم :
پروتکل IMAP مخفف Internet Message Access Protocol می باشد که به معنی پروتکل دستیابی به پیغام در اینترنت است.
بطور مثال سرویس های صندوق پست الکترونیکی و یا وب سایت های جدید که امروزه فایلهای صوتی و تصویری در آن ها بصورت آنلاین Online مورد استفاده قرار می گیرند از این پروتکل بهره گرفته اند. پروتکل IMAP در لایه کاربردی و بر روی پورت شماره ی ۱۴۳ قرار دارد وبه سرویس گیرنده ها اجازه دسترسی به ایمیل بر روی سرویس دهنده از طریق کنترل از راه دور را فراهم می کند.
نکته مهم قبل از شروع : تنها وارد کردن نام دپارتمان الزامی است بقیه موارد به دلخواه می باشد.
نام دپارتمان: نام دپارتمان مدنظر خود را در این بخش وارد کنید.
از مشتری پنهان شود؟ : این دپارتمان هنگام تیکت زدن به کاربران نشان داده شود یا خیر ؟
ایمیل دپارتمان: ایمیل دپارتمان مورد نظر را در صورت وجود در این بخش وارد کنید.
نام کاربری IMAP: فقط در صورتی این قسمت را پر کنید که سرور IMAP شما به جای آدرس ایمیل از نام کاربری برای ورود به سیستم استفاده کند.
میزبان IMAP : نام میزبان سرور IMAP خود را وارد کنید.
رمز عبور : رمز عبور حساب ایمیل خود را وارد کنید.
رمزنگاری: رمزگذاری اتصال IMAP را انتخاب کنید.
پوشه : پس از اینکه مطمئن شدید پیکربندی IMAP شما صحیح است، روی گزینه « پوشه های بازیابی » کلیک کنید تا پوشه های حساب IMAP خود را بازیابی کنید.
ایمیل پس از درون ریزی حذف شود : در صورتی که می خواهید ایمیل پس از وارد شدن حذف شود این تیک را فعال نمایید.
در صورتی که تنظیمات پیکربندی ایمیل را برای پیکربندی پشتیبانی انجام داده اید، بر روی گزینه «تست برقراری IMAP» کلیک کنید تا مطمئن شوید این قابلیت به درستی پیکربندی شده است.
توجه داشته باشید که برای دریافت ایمیل تیکت ها باید از اعضای بخش مورد نظر باشید. فقط ادمین و کارنان مربوط به این بخش می توانند ایمیل ها را دریافت کنند.
پاسخ های از پیش تعریف شده :
در این قسمت می توانید پاسخ های از پیش تعریف شده و در اصل آماده را برای بخش های سازمانتان آماده کنید، همانطور که مشاهده می کنید در این صفحه لیستی از تمامی پاسخ های از پیش تعریف شده با قابلیت برون بری و جستجو وجود دارد و کاربران برای تعریف یک پاسخ جدید کافی است به قسمت مشخص شده آبی رنگ رفته و بعد از مشخص کردن نام پاسخ و متن مدنظر آن پاسخی از پیش تعریف شده مانند عکس زبر برای بخش یا دپارتمان های خود درست کنید.
اولویت تیکت ها :
در این بخش شما می توانید تیکت های درون سازمان خود را اولویت بندی کنید بار ها نمونه هایی از درجه اهمیت تیکت ها دیدیم مثل : LOW، MEDIUM، HIGH / شما می توانید تیکت های درون سازمانی خود را با هر اسمی که مدنظر دارید در این قسمت درست کنید. فقظ کافی است به قسمت اولویت جدید رفته، نام اولویت خود را مشخص و ذخیره کنید.
برای ویرایش یا حذف هر مورد در قسمت گزینه ها در جدول می توانید اقدام نمایید.
وضعیت های تیکت ها :
شما می توانید در این بخش به تعریف وضعیت های تیکت ها بپردازید. و از این طریق کاربران می توانند وضعیت هر تیکت را به صورت پویا با جلو رفتن آن بروزرسانی کنند. برای تعریف وضعیت جدید با زدن بر روی گزینه آبی رنگ یعنی وضعیت جدید برای تیکت، و مشخص کردن نام، رنگ و ترتیب آن به ساخت یک وضعیت جدید بپردازید.
سرویس ها :
برای تعریف سرویس جدیدی در پشتیبانی شما به قسمت سرویس جدید رفته و به سادگی اسم سرویس جدید خود را وارد کرده و ثبت نمایید. این سرویس به لیست سرویس های شما اضافه خواهد شد.
فیلتر های هرز نامه :
در این بخش می توانید شخصی را از ارسال تیکت منع کنید. همچنین موضوع یا عبارت هایی را که نمی خواهید فرستنده آن ها در متن تیکت خود به کار ببرد را اضافه کنید.
